Enterprise Resource Planning (viết tắt ERP) là hệ thống phần mềm quản trị toàn bộ quy trình kinh doanh, sản xuất, vận hành của một doanh nghiệp. Hệ thống ERP giúp tự động hóa phần lớn các quy trình của doanh nghiệp và giảm thiểu thời gian, giấy tờ cần thiết để vận hành một quy trình. Để dễ hiểu hơn, chúng ta có thể xem xét một quy trình của một nhân viên bản sỉ tại một công ty. Theo truyền thống, nhân viên bán hàng sau khi liên lạc được với khách hàng, chốt đơn hàng với khách hàng sẽ phải làm các thao tác như lập danh sách đơn hàng để gửi cho bộ phận quản lý kho và kế toán để kiểm tra số lượng hàng tồn kho và công nợ của khách hàng, cũng như các điều kiện khác để đảm bảo đơn hàng có thể thực hiện. Việc này có thể thực hiện qua email, văn bản giữa những người có trách nhiệm liên quan và hơn hết là hàng loạt những cuộc điện thoại qua lại liên tục giữa nhân viên bán hàng, kế toán, nhân viên quản lý kho, người có thẩm quyền duyệt đơn hàng hay là cả khách hàng. Với mô hình truyền thống này thông tin được truyền đạt và thống nhất lại tại vị trí của nhân viên bán hàng và thường xuyên có độ trễ, ví dụ từ lúc kho thông báo đủ hàng tới lúc kế toán thông báo công nợ của khách hàng ở ngưỡng cho phép thì hàng đã được xuất bán cho một đơn hàng khác; đồng thời một kế toán sẽ phải liên tục đảm bảo thông tin cho nhiều nhân viên bán hàng, hay thủ kho cũng sẽ phải thường xuyên thực hiện nhiệm vụ kiểm tra hàng tồn cho nhiều nhân viên bán hàng. Nếu một doanh nghiệp ứng dụng ERP toàn diện, phần lớn những công việc lặp đi lặp lại thường xuyên ở trên sẽ được tự động hóa. Một nhân viên bán hàng sử dụng ERP sẽ thực hiện tạo đơn hàng trên hệ thống ERP, lúc đó hệ thống ERP sẽ ngay lập tức cho nhân viên bán hàng biết được công nợ của khách hàng và số lượng hàng tồn kho có đáp ứng hay không, ngay lúc đó nhân viên bán hàng có thể chốt đơn hàng hay thương thảo với khách hàng. Khi đơn hàng được chốt trên hệ thống ERP bởi nhân viên bán hàng, ngay lúc đó bộ phận quản lý kho sẽ nhận được thông báo chuyển hàng đến khách hàng, bộ phận kế toán sẽ nhận được thông báo xuất hóa đơn, ghi nhận công nợ. Một hệ thống ERP toàn diện, thông suốt sẽ giúp nhân viên bán hàng chủ động quản lý thông tin, chủ động chốt đơn hàng mà không cần bất cứ một cuộc điện thoại, email nào với nhân viên quản lý kho, kế toán. Qua đó, giảm thiểu thời gian thực hiện quy trình, giảm thiểu thời gian huấn luyện nhân viên bán hàng, mọi việc mỗi người cần ghi nhớ bây giờ là sử dụng hệ thống ERP và theo từng bước của hệ thống chứ không còn là những thứ tương tự như: liên lạc với người A qua email/điện thoại/văn bản sau đó liên lạc người B….

Vi dụ về quy trình bán hàng sỉ ở trên chỉ là một trong những thứ rất nhỏ mà một doanh nghiệp sẽ không thể tránh khỏi. Bên cạnh đó, sẽ có hàng loạt những vấn đề tương tự sẽ xảy ra đối với quy trình sản xuất, quy trình thu/chi/quyết toán, quy trình bán lẻ, quy trình mua hàng… Nếu bạn là một doanh nhân xuất phát từ một người bán hàng, có bao giờ bạn tử hỏi làm sao tôi biết được các nhân viên sale của tôi đang làm gì, họ có thực sự hoạt động hay không, họ hoạt động tốt ở mặt nào, yếu ở mặt nào và cần cải thiện gì? Nếu bạn là một người đảm nhiệm vai trò nhập hàng, sản xuất hàng, bạn có nắm được doanh số bán hàng của các sản phẩm bạn đang muốn nhập về, bạn có nắm được nhu cầu tiêu dùng theo thời điểm? Chính vì những lý do đó, một hệ thống ERP quản lý toàn diện cho doanh nghiệp là giải pháp tốt nhất cho sự phát triển lâu dài của chính doanh nghiệp.

Top 10 lý do khiến một doanh nghiệp cần phải có hệ thống ERP:

1. Đảm bảo thông tin thông suốt giữa các bộ phận, giảm thiểu những giai đoạn truyền tải thông tin.

   Một doanh nghiệp càng phát triển sẽ có càng nhiều những nhân sự, những bộ phận được thành lập để quản lý ngày càng chuyên nghiệp và chi tiết hơn. Thử thách lớn nhất lúc này chính là dữ liệu của một bộ phận sẽ không thể dễ dàng được tiếp cận bởi bộ phận khác. ERP giúp sự truyền tải thông tin cần thiết giữa các bộ phận tức thời và đảm bảo quyền riêng tư, bảo mật của từng bộ phận. Ví dụ: dữ liệu về bán hàng có thể được truy cập bởi bộ phận mua hàng để đưa ra hoạch định, dữ liệu doanh thu bán lẻ có thể được truy xuất trực tiếp bởi bộ phận kế toán mà không cần phải đợi báo cáo hàng ngày, dự liệu PnL (lợi nhuận của công ty) có thể được truy cập bất cứ lúc nào bởi ban giám đốc mà không cần đợi báo cáo từ các bộ phận khác…

2. Đảm bảo quy trình chặt chẽ.

   Những sai sót thông tin cơ bản, logic vô lý trong xử lý quy trình có thể được phát hiện và ngăn chặn ngay từ đầu bởi hệ thống. Giảm thiểu tối đa những công việc phí phạm thời gian mà không tạo ra giá trị cho công ty như: làm lại đơn hàng bị sai, làm lại báo cáo tài chính không hợp lý, kiểm kho lại do bất logic với bộ phận nhập hàng…

3. Tinh giản quy trình.

   Có rất nhiều quy trình phức tạp thường xuyên gặp vấn đề thống nhất dữ liệu, thông tin được tính toán, lưu trữ bởi nhiều bộ phận khác nhau. Việc quản lý thông tin bởi hệ thống ERP đảm bảo những phức tạp trong đồng bộ hóa thông tin sẽ không còn nữa.

4. Module hóa từng bộ phận.

   Hệ thống ERP được thiết kế sẵn có với rất nhiều quy trình cần thiết để vận hành một doanh nghiệp trên chỉ một hệ thống thống nhất. Mỗi quy trình sẽ giúp những bộ phận như bán hàng, kế toán, CRM, nhân sự sẽ không bao giờ xung đột công việc với nhau và không phải phụ thuộc vào nhau để hoàn thành công việc của mình.

5. Đơn giản hóa quy trình kế toán.

   Một doanh nghiệp càng lớn sẽ gặp càng nhiều vấn đề với nghiệp vụ kế toán. Một doanh nghiệp thực hiện nghiệp vụ kế toán bằng tay sẽ không thể cung cấp báo cáo tài chính hằng ngày cho các bộ phận cũng như chủ doanh nghiệp. Có rất nhiều hạch toán là những công việc nhàm chán, lặp đi lặp lại và dễ sai sót khi được thực hiện bởi con người hoặc những phần mềm độc lập.

6. Đảm bảo bảo mật thông tin.

   Đôi khi một báo cáo cần phải được thực hiện bởi nhiều bộ phận và nhiều nhân sự, quy trình truyền thống khiến phần lớn các thông tin vốn không cần thiết phải chia sẻ với người thực hiện bị tiết lộ và một nhân viên bộ phận cũng có thể nắm được toán bộ báo cáo của doanh nghiệp. Điều đó gây rủi ro rất lớn cho doanh nghiệp. Ví dụ một chiến lược kinh doanh của công ty sẽ bao gồm nhiệm vụ và thông tin của nhiều bộ phần, thông qua hệ thống ERP, mỗi bộ phần sẽ nhận được chỉ phần nhiệm vụ của riêng mình và chỉ có thể cung cấp được thông tin của riêng họ.

7. Ngăn chặn hoàn toàn dư thừa dữ liệu.

   Một trong những vấn đề lớn nhất nếu dữ liệu không được lưu trữ tập trung đó chính là sự dư thừa dữ liệu, khiến cũng một thông tin được lưu trữ ở nhiều nơi và việc cập nhật trở nên khó khăn hơn bao giờ hết.

8. Kết hợp dữ liệu vận hành, tài chính và hoạch định chiến lược.

   Hệ thống ERP có thể khai thác dữ liệu tổng quan của một doanh nghiệp và tự động thực hiện những báo cáo phức tạp giúp ban giám đốc doanh nghiệp có những cái nhìn tổng quan về doanh nghiệp của mình. Ví dụ: dự đoán doanh số bán hàng trong tương lai, quản lý chất lượng bán hàng, phân tích thông tin khách hàng…

9. Thỏa mãn khách hàng.

   Giữ khách hàng luôn thỏa mãn với dịch vụ của mình trong khi vẫn phải quản lý bán hàng, kho hàng… là công việc thực sự kinh khủng. Thông thường sẽ phải tốn một khoản thời gian để bạn nhận được báo cáo về tình trạng sản phẩm/dịch vụ của mình nhằm thuyết trình với khách hàng. Hệ thống ERP giúp quản trị toàn bộ thông tin của sản phẩm theo thời gian thực. Việc này giúp ích rất nhiều trong đáp ứng mong muốn của khách hàng.

10. Bảo mật cao nhưng không giới hạn khả năng của nhân viên.

    Một hệ thống ERP tốt cần phải giúp mọi người có thể làm việc dễ dàng, người quản lý nắm được thông tin của bộ phận. Hệ thống ERP của YouthDev đảm bảo nhân viên có thể truy cập thông tin cần thiết nhưng không thể thực hiện những tác vụ ngoài khả năng gây hại tới dữ liệu.