ERP hay Enterprise Resource Planning là một ứng dụng quản trị nguồn lực doanh nghiệp quan trọng tích hợp tất cả chức năng của các bộ phận khác nhau  vào một ứng dụng phần mềm duy nhất.

Hệ thống ERP làm cho việc theo dõi quy trình công việc, đồng bộ thông tin giữu các bộ phận khác nhau dễ dàng hơn. Hệ thống giúp giảm chi phí hoạt động liên quan đến việc theo dõi thủ công và (có thể) nhân bản dữ liệu ở các hệ thống riêng biệt. Trong bài này, chúng ta hãy cùng xem xét những lợi thế và những bất lợi của việc triển khai hệ thống ERP (Quản lý nguồn lực doanh nghiệp).

Ưu điểm của hệ thống ERP (Quản lý nguồn lực doanh nghiệp):

1. Bao quát tầm nhìn vào tất cả các quy trình quan trọng, tất cả các phòng ban, bộ phận khác nhau của một tổ chức (đặc biệt là cho nhân viên quản lý cấp cao).

2. Quy trình công việc tự động và mạch lạc từ một bộ phận/ chức năng sang một bộ phận/ chức năng khác, đảm bảo quá trình chuyển đổi suôn sẻ và nhanh. Điều này cũng đảm bảo rằng tất cả các hoạt động chồng chéo giữa các phòng ban khác nhau được theo dõi đúng và không điều gì bị “bỏ quên”.

3. Một hệ thống báo cáo thống nhất và duy nhất có thể phân tích, thống kê v…v… trong thời gian thực, cho tất cả các chức năng/ phòng ban.

4. Do cùng dùng chung một phần mềm ERP cho tất cả các phòng ban, nên việc các phòng ban cá nhân phải mua và duy trì các hệ thống phần mềm riêng của họ sẽ không còn cần thiết.

5. Một số nhà cung cấp ERP có thể mở rộng hệ thống ERP của họ để cung cấp các chức năng Business Intelligence, có thể cung cấp thông tin chi tiết về quy trình kinh doanh và xác định các khu vực tiềm năng, các vấn đề để cần cải tiến.

6. Tích hợp thương mại điện tử nâng cao với hệ thống ERP – hầu hết trong số họ có thể xử lý việc theo dõi/ xử lý đơn đặt hàng dựa trên web và từ xa.

7. Có nhiều mô-đun trong hệ thống ERP như Tài chính / Định khoản, Quản lý nhân sự, Sản xuất, Marketing / Bán hàng, Quản lý chuỗi cung ứng / Kho hàng, CRM, Quản lý Dự án, v.v.

8. Vì ERP là một hệ thống phần mềm dạng mô-đun nên nó có thể triển khai chỉ một vài mô-đun hoặc nhiều module dựa trên yêu cầu của một tổ chức. Nếu có nhiều mô-đun được triển khai , sự đồng bộ giữa các bộ phận khác nhau có thể tốt hơn nhiều.

9. Vì một hệ thống cơ sở dữ liệu được thực hiện trên máy chủ để lưu trữ tất cả các thông tin theo yêu cầu của hệ thống ERP, nên nó cho phép lưu trữ tập trung/ sao lưu tất cả các dữ liệu doanh nghiệp một cách đơn giản.

10. Các hệ thống ERP được an toàn hơn vì nó áp dụng các chính sách bảo mật tập trung và áp dụng cho toàn thể doanh nghiệp. Tất cả các giao dịch xảy ra thông qua hệ thống ERP có thể được theo dõi bởi bộ phận chuyên trách và xử lý kịp thời.

11. Các hệ thống ERP cung cấp khả năng liên kết tốt hơn cho công ty và từ đó cho phép hợp tác tốt hơn/ nhanh hơn đối với tất cả các phòng ban.

12. Có thể tích hợp các hệ thống khác (như đầu đọc mã vạch, máy in, nhận diện vân tay…) vào hệ thống ERP thông qua API (Application Programing Interface).

13. Hệ thống ERP làm cho việc theo dõi đơn đặt hàng, theo dõi hàng tồn kho, theo dõi doanh thu, dự báo doanh thu và các hoạt động liên quan dễ dàng hơn.

14. Hệ thống ERP đặc biệt hữu ích cho việc quản lý các công ty doanh nghiệp đặc biệt là doanh nghiệp đa quốc gia tốt hơn.

Những bất lợi của hệ thống ERP (Hệ thống Quản trị nguồn lực doanh nghiệp):

1. Lập kế hoạch, tùy biến, cấu hình, thử nghiệm, triển khai đòi hỏi độ phức tạp nhất định và kinh nghiệm của người triển khai dẫn tới chi phí khá cao.

2. Triển khai ERP rất mất thời gian – các dự án có thể mất 1-3 năm (hoặc hơn) để hoàn thành và đầy đủ chức năng.

3. Quá ít tuỳ biến có thể khiến hệ thống ERP không theo sát với quá trình kinh doanh và quá nhiều tuỳ chỉnh có thể làm tiến độ dự án chậm lại và khá khó khăn để nâng cấp.

4. Việc tiết kiệm chi phí/ hoàn vốn có thể không được thực hiện ngay sau khi triển khai ERP.

5. Sự tham gia của người sử dụng là rất quan trọng để thực hiện thành công các dự án ERP – do đó, đào tạo người dùng đầy đủ và giao diện cho người dùng đơn giản nhất có thể là rất quan trọng. Nhưng hệ thống ERP nói chung là khó học (và khó sử dụng) hơn những ứng dụng cơ bản khác.

6. Có thể có thêm chi phí gián tiếp do thực hiện ERP – như cơ sở hạ tầng CNTT mới, nâng cấp các kết nối internet, chứng chỉ số, v…v …

7. Việc di chuyển dữ liệu hiện có sang các hệ thống ERP mới rất khó khăn (hoặc không thể) đạt được. Tích hợp hệ thống ERP với các hệ thống phần mềm độc lập khác cũng khó khăn như nhau (nếu có thể). Những hoạt động này có thể tiêu tốn rất nhiều thời gian, tiền bạc và nguồn lực nếu quá cố gắng.

8. Triển khai ERP là khó đạt được trong các tổ chức phi tập trung với các quy trình kinh doanh và hệ thống khác nhau ở các phòng ban.

9. Khi một hệ thống ERP được triển khai, có thể doanh nghiệp sẽ bị phụ thuộc vào một nhà cung cấp duy nhất để nâng cấp, tuỳ chỉnh. Các công ty bị phụ thuộc vào một nhà cung cấp duy nhất và có thể không có khả năng đàm phán hiệu quả cho các dịch vụ của họ.

10. Đánh giá trước khi thực hiện hệ thống ERP là rất quan trọng. Nếu bước này không được thực hiện đúng và kinh nghiệm kỹ thuật/ kinh doanh nguồn lực không có sẵn trong khi đánh giá, triển khai ERP có thể trở thành một thất bại.

về chúng tôi.

YouthDev, Inc
Good service or no any service at all

YouthDev là doanh nghiệp giải pháp công nghệ chuyên cung cấp và triển khai ERP cho các doanh nghiệp với chi phí hợp lý, phù hợp với các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Giải pháp của YouthDev hiện đang được tin dùng bởi các doanh nghiệp xuất nhập khẩu hàng đầu tại Việt Nam như Giant International, iCenter...

liên lạc ngay với chúng tôi.